Öffentliche Veranstaltungen - Ein Leitfaden für Vereine und Veranstalter
Unsere Veranstaltungen bringen Menschen zusammen, schaffen unvergessliche Momente und stärken das Miteinander in Vereinen und der Gemeinde. Damit dieses Erlebnis für alle sicher, legal und angenehm bleibt, sind klare Vorgaben und gute Vorbereitung unverzichtbar.
Im Folgenden finden Vereine und Veranstalter eine kompakte Orientierung zu wichtigen Themen – mit Hinweisen und Verlinkungen. Diese Auflistung ist nicht abschließend und entbindet den Veranstalter nicht von einer eigenen Risikoeinschätzung.
| Thema | Warum wichtig: | Was ist zu beachten? | Praxistipp | Formulare/Links & Rechtsvorschriften |
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| Anzeige einer Veranstaltung | Ordnungsbehördengesetz verpflichtet zur Anzeige einer öffentlichen Veranstaltung ggü. der Ordnungsbehörde | Nicht fristgerecht eingereichte Anzeigen oder motorsportliche Veranstaltungen bedürfen einer Erlaubnis durch die Ordnungsbehörde. | Frühestmögliche Anzeige der öffentlichen Veranstaltung, damit genügend Zeit bleibt um evtl. Auflagen erfüllen zu können. | Anzeige einer öffentlichen Veranstaltung
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| Abfallentsorgung | Sauberes Veranstaltungsumfeld, Umweltschutz. | Ausreichend Müllbehälter, Trennung nach Müllfraktionen, Rücknahme von Rüst- und Verpackungsmaterial, klare Entsorgungswege. | Shuttle-Stationen für Abfall vermeiden Vermüllung im Umfeld. | |
| Alkohol-Ausschank | Alkohol enthemmt und kann Personen zu gefährlichen Handlungen verführen. | Im § 8 Thüringer Gaststättengesetz sind klare Verbote bzgl. Alkohol-Ausschank definiert. | Nutzen Sie Ihr Hausrecht und verweigern im Zweifelsfall die Ausgabe von Alkohol. | ThürGastG |
| Beschilderung | Helfen Sie Ihren Besuchern bei der Orientierung und weisen sie anhand von Beschilderung auf wichtige Anlaufpunkte hin. | Mit Beschilderung können Sie auch auf Foto-/Videoaufnahmen während der Veranstaltung aufmerksam machen. | Parkplätze, Toiletten, Flucht-/Rettungswege, Defibrillatoren u.a. | |
| Brauchtums-/ Traditionsfeuer | Offene Feuer im Freien dürfen grundsätzlich nur so betrieben werden, dass von ihnen keine Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung ausgehen. Die Nachbarschaft oder die Allgemeinheit dürfen weder gefährdet noch erheblich belästigt werden. | Der Antrag zum Abbrennen eines Brauchtumsfeuers ist zusammen mit einer Veranstaltungsanzeige spätestens 1 Woche (gemäß § 42 Abs. 1 OBG) vor der Veranstaltung mit Beifügung eines Lageplanes des vorgesehenen Veranstaltungsortes einzureichen. | Als Brennmaterial darf nur trockenes, naturbelassenes Holz oder trockener Baum- und Strauchschnitt verbrannt werden. |
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| Brandschutz | Schutz von Leben und Eigentum, schnelle Evakuierung im Notfall. | Brandschutzordnung, ausreichende Feuerlöscher, Flucht- und Rettungswege freihalten, Notausgänge kenntlich machen, Maximalkapazität der Veranstaltungsfläche beachten. | Frühzeitig einen Brandschutzbeauftragten bestimmen und die Belegung der Räume testen. | Brandschutzklassen für Feuerlöscher |
Erste-Hilfe-Station (Sanitätswachdienst) | Sofortige Hilfe bei Unfällen oder Erkrankungen. | Ausreichend ausgestattete Erste-Hilfe-Kästen, geschultes Personal oder ausgebildete Ersthelfer, klare Wege zur Station, Notfallnummern gut sichtbar. | Beraten Sie sich evtl. mit Ihrem DRK-Ortsverband, wie Erste-Hilfe für Ihre Veranstaltung abgesichert werden kann. Sinnvoll ist, die Erst-Hilfe-Station und den Krisenstab zusammen zu legen. | Maurer-Schema |
| Fliegende Bauten (Bühnen, Zelte, Stände...) | Sicherheit von Publikum und Bauwerk, Rechtskonformität. | Prüfung, ob das Bauwerk genehmigungspflichtig ist, rechtzeitige Beantragung gemäß ThürBO, fachgerechte Installation. | Fachplanung und Rechtsberatung hinzuziehen, Baupläne dokumentieren. | § 83 ThürBO |
| Flucht-/Rettungswege | Sichere und schnelle Räumung bei Gefahr. | Wege freihalten, keine Hindernisse, Notausgangsschilder sichtbar platzieren, Evakuierungsplan an gut sichtbaren Stellen aushängen. | Übungsplan mit Helferinnen und Helfern vorbereiten. | MVStättVO |
| Foto-/Video-Aufnahmen | Datenschutz und Respekt gegenüber Teilnehmenden. | Klare Regelung, wer fotografiert oder filmt, wie Bilder verwendet werden (z. B. Website, Social Media), Einwilligungen einholen oder alternative Bereiche für Nicht-Fotografierte anbieten. | Schild oder Label „Mit betreten der Veranstaltungsfläche erteilen Sie die Erlaubnis für Foto-/Videoaufnahmen“ gut sichtbar platzieren. |
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| GEMA | Rechtssicherheit, Entlohnung von Künstlern und Verwertern. | Prüfen, ob Musik öffentlich zugänglich ist, ggf. GEMA-Lizenz beantragen oder lärmfeste Alternativen nutzen. | Vorverträge prüfen, bei Unsicherheit eine Rechtsberatung hinzuziehen. | Befreiung von GEMA-Gebühren für Vereine
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| Immissionsschutz | Schutz des hohen menschlichen Gutes "Schlaf" vor unnötigen Störungen. | Die durch die Veranstaltung verursachten Geräuschimmissionen dürfen nachts an den maßgeblichen Immissionsorten folgenden Beurteilungspegel nicht überschreiten: 55 dB(A). | Abbau-, Aufräum-, Reinigungsarbeiten etc. sind auf die Tagzeit des Folgetags zu verlegen. Zu beachten ist, dass durch die Verschiebung der Nachtzeit von 22:00 Uhr auf die genehmigte Zeit, mit dem Beginn der Arbeiten nicht vor Ablauf von mindestens 8 Stunden begonnen werden darf, um die Nachtruhe der Nachbarschaft im Einwirkungsbereich der Anlage sicherzustellen. | |
| Jugendschutz | Schutz der Jugend und Kinder vor Gefahren in der Öffentlichkeit. | Beachtung der Altersgrenzen für den Besuch von Veranstaltungen sowie Konsum von alkoholischen Getränken. (siehe hierzu u.a. §§ 4, 5 und 9 JuSchG) | Lassen Sie sich den Personalausweis zeigen und geben Sie im Zweifelsfall keine alkoholischen Getränke aus. |
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| Krisenstab | Bei Unwetter, medizinischen Notfällen o.a. plötzlichen Störungsereignissen ist Ruhe und Organisation gefragt. | Um im Krisenfall schnell und koordiniert reagieren zu können, erstellen Sie im Vorfeld einen Krisenplan und richten einen Krisenstab ein. | Aufgaben sollten klar verteilt werden und die jeweiligen Verantwortlichen müssen während der gesamten Veranstaltung erreichbar sein. Sinnvoll ist, den Krisenstab und die Erst-Hilfe-Station zusammen zu legen. | |
Lebensmittel (Herstellung & Ausgabe) | Schutz der Gesundheit von Teilnehmenden, insbesondere bei öffentlich zugänglichen Veranstaltungen. | Je nach Art der Veranstaltung und Infektionslage ggf. relevante Nachweise oder Hygienekonzepte beachten, eventuelle Vorgaben von Gesundheitsämtern beachten. | Hygienekonzept erstellen, Verantwortliche benennen und regelmäßig aktualisieren. Die Gesundheitsnachweise sind während der Veranstaltung mit sich zu führen. |
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| Ordner / Sicherheitspersonal | Ordner achten auf die Freihaltung der Flucht-/Rettungswege und helfen Besuchern bei der Orientierung auf der Veranstaltungsfläche. Sicherheitspersonal beugt Gefahren vor, welche durch das Verhalten von Besuchern entstehen können. | Ordner & Sicherheitspersonal müssen für alle durch entsprechende Kleidung oder Kennzeichnung (z.B. Armbinden) erkennbar sein. Sicherheitspersonal bedarf eines Sachkundenachweises gem. §§ 9-12 BewachV | Faustformel: je 100 Gäste mindestens 1 Ordner (mehr ist besser)
Informieren Sie sich bzgl. Sicherheitspersonal bei der Unteren Gewerbebehörde UH | Untere Gewerbebehörde UH |
| Parkplätze | Reibungsloser An- und Abreisefluss, Sicherheit im Umfeld. | Ausreichende Parkmöglichkeiten, Behindertenparkplätze berücksichtigen, Beschilderung, ggf. Shuttle-Service koordinieren. | Parkpläne vorab kommunizieren, Anwohnern transparente Infos geben. Grundsätzlich ist die StVO einzuhalten. Sollten die örtlichen Bedingungen dies nicht zulassen, setzen Sie sich unbedingt mit der Straßenverkehrsbehörde UH in Verbindung. | |
| Plakatierung | Werbung schafft Aufmerksamkeit und erhöht die Gästezahl | Plakatierung nur wo es erlaubt ist und Abnahme der Plakate nach Genehmigungsende | Beantragen Sie die Plakatierung rechtzeitig mind. 2 Wochen vor der Veranstaltung. |
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| Sondernutzung | Das Aufstellen von Festzelten, Verkaufsbuden, -wagen, Karussells u.a. stellt eine Sondernutzung auf öffentlichem Verkehrsgrund dar und bedarf der Genehmigung der Ordnungsbehörde. | Karussells müssen technisch abgenommen sein, Verkaufsbuden und andere Bauten dürfen für Besucher kein Risiko darstellen. | Lassen Sie sich das Abnahmeprotokoll bzw. Prüfbuch zeigen und sichern Sie Bauten und Achsen von Verkaufswagen zusätzlich ab z.B. mittels Bauzäunen.
Beantragen Sie die Sondernutzung rechtzeitig mind. 2 Wochen vor der Veranstaltung. |
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| Toiletten | Hygiene - Barrierefreiheit - Wildpinkeln vermeiden. | Ausreichende Sanitäranlagen, barrierefreie Optionen, regelmäßige Reinigung, Handhygiene-Angebote. | Notfall- und Wartungs-Hinweise sichtbar platzieren. | MVStättVO |
Umwelt (Havarien) | Eine Gefährdung der Umwelt durch umweltschädliche Stoffe ist zwingend zu vermeiden. | Es sind geeignete Geräte und Mittel (z.B. Ölbindemittel) für eine mögliche Havarie-Sofortbekämpfung gegen wassergefährdende Stoffe vorzuhalten und ständig einsatzbereit zu halten. | Havarien sind der Unteren Wasserbehörde des Landratsamtes Unstrut-Hainich-Kreis sowie der Gemeinde Vogtei unverzüglich anzuzeigen. | Untere Wasserbehörde |
| Veranstalterhaftpflicht | Der Veranstalter haftet für mögliche Personen- und Sachschäden, welche mit der Veranstaltung in Verbindung stehen. | Prüfen, ob diese Schäden mit einer bestehenden Vereinshaftpflicht o.a. abgedeckt sind. | Sollte dies nicht oder nicht in ausreichendem Maße der Fall sein, hat der Veranstalter eine Veranstalterhaftpflichtversicherung mit angemessenem Versicherungsschutz für Personen- und Sachschäden abzuschließen. | |
| verkehrsrechtliche Anordnung | Verkehrssicherheit, reibungslose Abläufe und Rechtssicherheit. | Genehmigungen für Straßensperrungen, Umzüge, Verkehrsumleitungen rechtzeitig beantragen, Koordination mit Ordnungsamt und Polizei. | Frühzeitige Abstimmung mit Behörden, schriftliche Anordnungen sichern.
Beantragen Sie die verkehrsrechtliche Anordnung rechtzeitig mind. 2 Wochen vor der Veranstaltung. | www.unstrut-hainich-kreis.de |
| Waffen | Das Mitführen von Waffen aller Art ist in Deutschland bei öffentlichen Veranstaltungen verboten. | Schusswaffen, Messer, Schlagstöcke, Reizstoffsprühgeräte sowie andere gefährliche Gegenstände (Schlagringe, Nunchakkus etc.). Darüber hinaus verbietet das Hausrecht Flaschen und ähnliche Gegenstände, die als Wurfgegenstand genutzt werden könnten. | Wenn Sie beobachten, dass jemand eine Waffe mit sich führt, sprechen Sie die Person nicht darauf an. Wenden Sie sich bitte an den Sicherheitsdienst und/oder die Polizei! | |
| Zufahrtssperren | Die Vergangenheit hat gezeigt, dass weltweit Fahrzeuge als Waffe eingesetzt werden. | Sichern Sie Ihre Veranstaltungsfläche gegen unerlaubte Befahrung ab. Aber Achtung: Flucht-/Rettungswege sind unbedingt frei zu halten. | Informieren Sie sich, welche Arten von Zufahrtssperren erlaubt sind und wo Sie diese ggf. anmieten können. |